直覺上，進銷存管理系統可能是如下圖所示：
但實際上不可能把進貨、銷貨、庫存分成上述三個獨立的資料庫，因為銷貨時一定需要參考庫存資料庫是否有足夠貨品數量可賣，而銷貨當然就會讓庫存數量減少，進貨則則讓庫存數量增加，所以進銷存是無法拆開來變成各自獨立的資料庫。那麼，進銷存管理系統就應該比較像是下圖所示：
此圖引用自 信仁軟體設計專業顧問團隊 kenming.wang
而資料庫究竟在這樣一個系統中扮演什麼樣的角色呢？課堂上會用一個比喻來讓同學們想像資料庫就是一個太陽系中的太陽那麼重要，整個系統的運作都是繞著它在運轉。(或者搭配醒吾資管96年畢業專題「存貨管理資訊系統建構–以連鎖餐飲業為例」p14來看)
至於上述圈圈要做的事情，如何更具體想像呢？那就讓我們找些簡單的進銷存系統畫面來看看吧，譬如：
至於上述圈圈要做的事情，如何更具體想像呢？那就讓我們找些簡單的進銷存系統畫面來看看吧，譬如：